4 февраля 2020

Как правильно принимать задачи: что спрашивать и что делать, чтобы потом не случился коллапс

Карина Ованесян
Организует работу команд, контролирует процессы управления в проектах, распределяет ресурсы, курирует сотрудников отдела
Руководитель отдела разработки проектов
Мы принимаем задачи каждый день, будь то просьба подруги купить хлеб или задание от руководителя сделать отчет. И если мы не умеем работать с приемкой задачи, то результат может разочаровать: подруге с целиакией купили французский багет вместо безглютеновых тостов, и она осталась голодной, а задание руководителя сделали неправильно из-за того, что не так поняли. В итоге потрачены силы, время, а результатом все недовольны. Что делать, чтобы избежать неприятных последствий?

Какие вопросы можно задавать при приемке задач

Для понимания задачи можно опираться на всем известный классический метод SMART. Задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Ниже мы рассмотрим эти параметры подробнее.

1. Конкретность (что сделать?)
Ситуация: Олег принял задачу по созданию сценария обучающего ролика на основе скудного брифа.

Пример вопроса: «Извини, я не понимаю, что делать и на что опираться, распиши, пожалуйста, по пунктам, и давай их обсудим».
Что будет, если пренебречь? Пример: Олег три недели писал сценарий, а в результате оказалось, что ролик не соответствует ожиданиям клиента и вообще на него нет бюджета. И потратили уже три недели рабочего времени. А Олег потратил себя.

2. Измеримость (что именно сделать и каким должен быть результат?)
Ситуация: Василиса взяла на себя задачу по изменению работы важной функции на сайте интернет-магазина — кнопки «Отправить в корзину». По словам менеджера, ее нужно было сделать более яркой и красивой.

Пример вопроса: «Что мы хотим получить после изменения этой функции?»

Что будет, если пренебречь? Пример: в результате работы Василисы над функцией ничего не изменилось в плане метрик и удобства для пользователей, а Василиса разрабатывала ее два месяца, тестировала десятки вариантов, что является потерей немалого количества денег.

3. Достижимость (это возможно?)
Ситуация: строительная компания выиграла тендер на строительство торгового центра, заведомо пообещав нереалистичные сроки из технического задания (ТЗ) заказчика. Сделать так быстро, конечно, невозможно.

Пример вопроса: «Я вижу, нам тут нужно построить роскошный торговый центр за два месяца… К сожалению, это физически невозможно, давай пересмотрим сроки и изменим их на более реалистичные».
Что будет, если пренебречь? Пример: недовольный заказчик, уставший подрядчик, рассерженные жители района, которые психологически были готовы терпеть шум от стройки еще месяц, а наблюдают еще год.

4. Актуальность (зачем это делать?)
Ситуация 1: клиент дизайн-агентства попросил сделать графические элементы в рекламной кампании на фейсбуке, дисгармонирующие с общим фоном.

Пример вопроса 1: «Есть ли в этом необходимость? Мне кажется, это не улучшит проект, потому что такие фигуры не сочетаются с фоном и нарушают цветовую гармонию, что может повредить имиджу нашего агентства».

Что будет, если пренебречь? Пример: дизайнеры молча приняли.

Итог: пользователи фейсбука смеются, дизайнеры используют как пример нелепицы на конференциях. Имиджу компании-клиента нанесен урон.
Ситуация 2: менеджер Ахмат дал задание разработчику Жене сделать фичу до утра 9:00. Менеджер не знал о сложности задачи и загрузке разработчика.

Пример вопроса 2: «В чем необходимость срочно делать эту фичу сейчас, может, есть возможность отложить на следующую неделю?»

Что будет, если пренебречь? Пример: Женя не спал всю ночь, делал фичу, которая будет в тестировании через три дня, Женя бессмысленно сонный и усталый всю оставшуюся неделю.
5. Ограниченность по времени (когда должен быть результат?)
Ситуация: в небольшой компании руководитель попросил бухгалтера выписать важный счет сегодня.

Пример вопроса: «Уточни, пожалуйста, дедлайн задачи».

Что будет, если пренебречь? Пример: счет нужно было отправить срочной доставкой в этот же день до 19 часов. Бухгалтер выслал счет сегодня в 23:59. Сроки упущены, принимающие счет сотрудники улетели на следующий день в командировку на Камчатку. Деньги в необходимый срок на счет не поступят, будет кассовый разрыв.

Что нужно для правильной приемки задачи, пошагово

1. Прочитать задачу.
2. Понять ее.
3. Подумать, сопоставить сроки со сложностью.
4. Задать уточняющие вопросы при необходимости. В чем-то не уверен(а)? Лучше не стесняться, не лениться и уточнить при приемке, а не в день дедлайна.
5. Дать понять, что задача принята: написать, сказать, отметить в таск-трекере статус задания «в работе».
6. Брать в работу.

Когда что-то идет не так

1. Если что-то сделано вне ТЗ, недоделано или сделано намного больше, чем нужно, когда в этом не было необходимости — рассказывай заранее и обосновывай, чтобы снять негатив и вопросы заблаговременно.

2. Если есть риск не успеть в дедлайн — обсуждай с руководителем заранее. За пару-тройку дней низкая вероятность, что руководитель сможет подключить кого-то надежного в плане сроков и качества, а если о факте неуспевания будет известно за несколько недель, то можно будет перепланировать проект или подключить кого-то другого дополнительно в исключительном случае. Или придумать другое решение.

Вывод

В команде ответственность не лежит на одном человеке, а распределена на всех участников, и последствия некорректной приемки задачи могут повлиять на множество человек. Результаты вашей деятельности зависят, в том числе, от правильных вопросов постановщику задач. Даже если вы ставите задачи сами себе и это не имеет отношение к работе.
Автор: КАРИНА ОВАНЕСЯН
ГИФКИ В СТАТЬЕ: GIPHY
Поделиться