Как правильно принимать задачи: что спрашивать и что делать, чтобы потом не случился коллапс

Мы принимаем задачи каждый день, будь то просьба подруги купить хлеб или задание от руководителя сделать отчет. И если мы не умеем работать с приемкой задачи, то результат может разочаровать: подруге с целиакией купили французский багет вместо безглютеновых тостов, и она осталась голодной, а задание руководителя сделали неправильно из-за того, что не так поняли. В итоге потрачены силы, время, а результатом все недовольны. Что делать, чтобы избежать неприятных последствий?

Для понимания задачи можно опираться на всем известный классический метод SMART. Задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Ниже мы рассмотрим эти параметры подробнее.

1. Конкретность (что сделать?)
Ситуация: Олег принял задачу по созданию сценария обучающего ролика на основе скудного брифа.

Пример вопроса: «Извини, я не понимаю, что делать и на что опираться, распиши, пожалуйста, по пунктам, и давай их обсудим».

Что будет, если пренебречь? Пример: Олег три недели писал сценарий, а в результате оказалось, что ролик не соответствует ожиданиям клиента и вообще на него нет бюджета. И потратили уже три недели рабочего времени. А Олег потратил себя.

2. Измеримость (что именно сделать и каким должен быть результат?)
Ситуация: Василиса взяла на себя задачу по изменению работы важной функции на сайте интернет-магазина — кнопки «Отправить в корзину». По словам менеджера, ее нужно было сделать более яркой и красивой.

Пример вопроса: «Что мы хотим получить после изменения этой функции?»

Что будет, если пренебречь? Пример: в результате работы Василисы над функцией ничего не изменилось в плане метрик и удобства для пользователей, а Василиса разрабатывала ее два месяца, тестировала десятки вариантов, что является потерей немалого количества денег.

3. Достижимость (это возможно?)
Ситуация: строительная компания выиграла тендер на строительство торгового центра, заведомо пообещав нереалистичные сроки из технического задания (ТЗ) заказчика. Сделать так быстро, конечно, невозможно.

Пример вопроса: «Я вижу, нам тут нужно построить роскошный торговый центр за два месяца… К сожалению, это физически невозможно, давай пересмотрим сроки и изменим их на более реалистичные».

Что будет, если пренебречь? Пример: недовольный заказчик, уставший подрядчик, рассерженные жители района, которые психологически были готовы терпеть шум от стройки еще месяц, а наблюдают еще год.

4. Актуальность (зачем это делать?)
Ситуация 1: клиент дизайн-агентства попросил сделать графические элементы в рекламной кампании на фейсбуке, дисгармонирующие с общим фоном.

Пример вопроса 1: «Есть ли в этом необходимость? Мне кажется, это не улучшит проект, потому что такие фигуры не сочетаются с фоном и нарушают цветовую гармонию, что может повредить имиджу нашего агентства».

Что будет, если пренебречь? Пример: дизайнеры молча приняли.

Итог: пользователи фейсбука смеются, дизайнеры используют как пример нелепицы на конференциях. Имиджу компании-клиента нанесен урон.

Ситуация 2: менеджер Ахмат дал задание разработчику Жене сделать фичу до утра 9:00. Менеджер не знал о сложности задачи и загрузке разработчика.

Пример вопроса 2: «В чем необходимость срочно делать эту фичу сейчас, может, есть возможность отложить на следующую неделю?»

Что будет, если пренебречь? Пример: Женя не спал всю ночь, делал фичу, которая будет в тестировании через три дня, Женя бессмысленно сонный и усталый всю оставшуюся неделю.

5. Ограниченность по времени (когда должен быть результат?)
Ситуация: в небольшой компании руководитель попросил бухгалтера выписать важный счет сегодня.

Пример вопроса: «Уточни, пожалуйста, дедлайн задачи».

Что будет, если пренебречь? Пример: счет нужно было отправить срочной доставкой в этот же день до 19 часов. Бухгалтер выслал счет сегодня в 23:59. Сроки упущены, принимающие счет сотрудники улетели на следующий день в командировку на Камчатку. Деньги в необходимый срок на счет не поступят, будет кассовый разрыв.

1. Прочитать задачу.
2. Понять ее.
3. Подумать, сопоставить сроки со сложностью.
4. Задать уточняющие вопросы при необходимости. В чем-то не уверен(а)? Лучше не стесняться, не лениться и уточнить при приемке, а не в день дедлайна.
5. Дать понять, что задача принята: написать, сказать, отметить в таск-трекере статус задания «в работе».
6. Брать в работу.

1. Если что-то сделано вне ТЗ, недоделано или сделано намного больше, чем нужно, когда в этом не было необходимости — рассказывай заранее и обосновывай, чтобы снять негатив и вопросы заблаговременно.

2. Если есть риск не успеть в дедлайн — обсуждай с руководителем заранее. За пару-тройку дней низкая вероятность, что руководитель сможет подключить кого-то надежного в плане сроков и качества, а если о факте неуспевания будет известно за несколько недель, то можно будет перепланировать проект или подключить кого-то другого дополнительно в исключительном случае. Или придумать другое решение.

В команде ответственность не лежит на одном человеке, а распределена на всех участников, и последствия некорректной приемки задачи могут повлиять на множество человек. Результаты вашей деятельности зависят, в том числе, от правильных вопросов постановщику задач. Даже если вы ставите задачи сами себе и это не имеет отношение к работе.