26 ноября 2020
«Одна из особенностей работы в LEVEL: нет ощущения, что ты один в проекте. Все держат руку на пульсе, готовы подсказать и помочь в нужный момент»
Адаптация менеджера проектов и работа в компании
Ксения Боровик
Менеджер проектов
Успешно прошла адаптацию
До LEVEL я работала в государственных и коммерческих компаниях. Процесс адаптации везде был выстроен по-разному.
Зачастую в небольших компаниях почти не уделяется внимания адаптации: там передают задачи и доступы к ресурсам, и ты начинаешь работать. Большая часть этого процесса является неформальной и проходит только во время общения с коллегами, то есть зависит от личностных характеристик новичка и коллектива. Если находишься со всеми на волне, то быстро адаптируешься, нет — велика вероятность остаться одному, получать меньше помощи и быть менее мотивированным на работу.
В государственных компаниях процесс адаптации выстроен иначе. Выдается инструкция по работе, которую необходимо изучить, неформальное общение сведено к минимуму.
Моя адаптация в LEVEL прошла под чутким сопровождением административного менеджера, наставника и ребят из других отделов. Расскажу о том, как это было.
Зачастую в небольших компаниях почти не уделяется внимания адаптации: там передают задачи и доступы к ресурсам, и ты начинаешь работать. Большая часть этого процесса является неформальной и проходит только во время общения с коллегами, то есть зависит от личностных характеристик новичка и коллектива. Если находишься со всеми на волне, то быстро адаптируешься, нет — велика вероятность остаться одному, получать меньше помощи и быть менее мотивированным на работу.
В государственных компаниях процесс адаптации выстроен иначе. Выдается инструкция по работе, которую необходимо изучить, неформальное общение сведено к минимуму.
Моя адаптация в LEVEL прошла под чутким сопровождением административного менеджера, наставника и ребят из других отделов. Расскажу о том, как это было.
Первый день в компании
Даша Ротнова
В первый день у меня состоялась встреча с Дарьей Ротновой, административным менеджером компании. Такая встреча была одной из отличительных особенностей LEVEL.
На предыдущей работе мне помогали адаптироваться только непосредственный руководитель и HR-специалист. В LEVEL в поэтапной адаптации также участвует специальный человек, который хорошо разбирается в процессах работы и внутреннем менеджменте.
Даша познакомила меня со всеми необходимыми рабочими инструментами, рассказала о принятых в компании процессах и выслала разработанный в LEVEL чек-лист менеджера. Участие Даши в адаптации не ограничилось одной вводной встречей. Она подсказывала, направляла и поддерживала меня на протяжении всего времени адаптации и после нее.
Также в первый день были соблюдены стандартные процедуры — выдача доступов к документам, внутренним файлам, СДО и Redmine, знакомство со всеми сотрудниками, подписание NDA.
На предыдущей работе мне помогали адаптироваться только непосредственный руководитель и HR-специалист. В LEVEL в поэтапной адаптации также участвует специальный человек, который хорошо разбирается в процессах работы и внутреннем менеджменте.
Даша познакомила меня со всеми необходимыми рабочими инструментами, рассказала о принятых в компании процессах и выслала разработанный в LEVEL чек-лист менеджера. Участие Даши в адаптации не ограничилось одной вводной встречей. Она подсказывала, направляла и поддерживала меня на протяжении всего времени адаптации и после нее.
Также в первый день были соблюдены стандартные процедуры — выдача доступов к документам, внутренним файлам, СДО и Redmine, знакомство со всеми сотрудниками, подписание NDA.
На предыдущей работе мне помогали адаптироваться только непосредственный руководитель и HR-специалист. В LEVEL в поэтапной адаптации также участвует специальный человек, который хорошо разбирается в процессах работы и внутреннем менеджменте.
В первый день у меня состоялась встреча с Дарьей Ротновой, административным менеджером компании. Такая встреча была одной из отличительных особенностей LEVEL.
Даша познакомила меня со всеми необходимыми рабочими инструментами, рассказала о принятых в компании процессах и выслала разработанный в LEVEL чек-лист менеджера. Участие Даши в адаптации не ограничилось одной вводной встречей. Она подсказывала, направляла и поддерживала меня на протяжении всего времени адаптации и после нее.
Также в первый день были соблюдены стандартные процедуры — выдача доступов к документам, внутренним файлам, СДО и Redmine, знакомство со всеми сотрудниками, подписание NDA.
Также в первый день были соблюдены стандартные процедуры — выдача доступов к документам, внутренним файлам, СДО и Redmine, знакомство со всеми сотрудниками, подписание NDA.
Даша Ротнова
Знакомство с инструкциями и шаблонами
В первые два дня я изучала процесс работы, который доступно описан в шаблонах и инструкциях. Сначала я часто обращалась к этим документам:
1. Чек-лист менеджеров. Описывает процесс работы, помогает не забыть ничего важного из обязанностей менеджера.
2. Шаблоны писем для клиентов для разных этапов проекта. Необходимы в качестве примера, помогают новичку использовать правильные формулировки.
3. Шаблоны брифов для клиентов. В них включены уточняющие вопросы по всем этапам разработки курса. Шаблон можно настроить для конкретного проекта, а затем использовать на встрече с клиентом.
4. Отчетности. Это таблица результатов, в которой отображается количество затраченных часов на проект, и сводная таблица — по ней легко отслеживать рентабельность проекта. Сейчас мы перевели отчетность в Redmine. Там можно удобно и качественно вести отчетность, используя общие Google таблицы.
Единые стандарты для сотрудников, отчетность и шаблоны помогают эффективнее управлять проектами и сокращать время на принятие решений.
1. Чек-лист менеджеров. Описывает процесс работы, помогает не забыть ничего важного из обязанностей менеджера.
2. Шаблоны писем для клиентов для разных этапов проекта. Необходимы в качестве примера, помогают новичку использовать правильные формулировки.
3. Шаблоны брифов для клиентов. В них включены уточняющие вопросы по всем этапам разработки курса. Шаблон можно настроить для конкретного проекта, а затем использовать на встрече с клиентом.
4. Отчетности. Это таблица результатов, в которой отображается количество затраченных часов на проект, и сводная таблица — по ней легко отслеживать рентабельность проекта. Сейчас мы перевели отчетность в Redmine. Там можно удобно и качественно вести отчетность, используя общие Google таблицы.
Единые стандарты для сотрудников, отчетность и шаблоны помогают эффективнее управлять проектами и сокращать время на принятие решений.
В случае если ситуация нестандартная или сотрудник не может найти необходимую инструкцию или документ, то административный менеджер обязательно подскажет и поможет. Также можно обратиться к любому менеджеру проектов или к администратору нашего офиса.
Еженедельные «статусы»
Каждую неделю в LEVEL у менеджеров проектов проходят статусы: встречи один на один в офисе или онлайн. Статусы проводят по очереди Карина — руководитель отдела разработки проектов, и Даша — административный менеджер LEVEL. Такие встречи особенно важны для новичка, потому что он может не только рассказать о ходе проекта, но также задать вопросы о процессах компании.
Наставничество — одна из крутых адаптационных практик в LEVEL
С первого дня в LEVEL менеджеру передают в работу проект, который до выхода нового сотрудника подбирает Карина Ованесян, руководитель отдела разработки. Быстрое погружение в рабочий процесс позволяет менеджеру показать свои навыки и научиться чему-то на практике.
Карина была моим наставником на первом проекте в LEVEL. Нам нужно было срочно разработать непростой курс по теме публичных выступлений. Обычно на такие проекты уходит вдвое больше времени и требуется вдвое меньше специалистов, чем было тогда.
Во многом именно благодаря наставничеству Карины, ее опыту, критике, советам и помощи проект получилось сделать качественно в достаточно сжатые сроки. Также благодаря ей я стала уделять больше внимания письмам клиентам, постановке сроков и закреплению их в письменной форме для себя и заказчика.
Карина была моим наставником на первом проекте в LEVEL. Нам нужно было срочно разработать непростой курс по теме публичных выступлений. Обычно на такие проекты уходит вдвое больше времени и требуется вдвое меньше специалистов, чем было тогда.
Во многом именно благодаря наставничеству Карины, ее опыту, критике, советам и помощи проект получилось сделать качественно в достаточно сжатые сроки. Также благодаря ей я стала уделять больше внимания письмам клиентам, постановке сроков и закреплению их в письменной форме для себя и заказчика.
Карина Ованесян,
руководитель отдела разработки
На каждый проект для нового менеджера проектов выделяется наставник-доброволец. Во-первых, это нужно для получения знаний от разных сотрудников, ведь у всех есть свои неповторимые сильные стороны и накопленные лайфхаки. Во-вторых, для завязывания профессиональных отношений между коллегами и начала обмена опытом. В-третьих, наставничество прокачивает самих наставников, это полезный опыт.
Роль наставника играет большое значение — включает нового сотрудника в процессы и в целом задает некоторый тон его дальнейшей работе. Наставник помогает новичку формальным и неформальным образом, например:
- подготовиться к брифу;
- найти исполнителей;
- построить график проекта;
- проверить сценарий курса, дизайн и сборку вместе с менеджером проекта перед отправкой заказчику;
- а также подсказать, как именно работать с конкретным заказчиком, поделиться кейсами из своего опыта — и это бесценно!
В процессе моей адаптации роль наставников сыграли не только менеджеры, но и специалисты других отделов. Дизайнеры и методологи рассказали о процессах в своих отделах и отметили, на какие моменты стоит обратить внимание и чего лучше не делать.
Поделиться